Wie informiere ich konkret meine Mitarbeiter — Datenschutzerklärung-Update oder separate Mitteilung?

Beides. Die interne Datenschutzerklärung gehört aktualisiert um den Abschnitt „Copilot — verarbeitete Daten, mögliche Drittland-Transfers, Toggle-Status". Zusätzlich eine kurze Info-Mail (oder Teams-Post) an alle Betroffenen mit Link zur aktualisierten Datenschutzerklärung. Empfehlung: Lesebestätigung einfordern, damit du Art. 13 DSGVO sauber nachweisen kannst.