GPSR obligations for importers and online retailers — what applies since December 2024
The GPSR is no longer theory as of 13 December 2024 — it is now law. For online retailers and importers, this becomes a concrete responsibility: mandatory product information in listings, a responsible person in the EU, technical documentation, and traceability. Those who ignore it risk cease-and-desist notices, fines of up to €100,000, and listing suspensions. Here is the practical guidance.
Die GPSR ist seit Dezember 2024 Realität — und sie betrifft Dich
Seit dem 13. Dezember 2024 gilt die EU-Produktsicherheitsverordnung (GPSR), EU 2023/988, unmittelbar in allen EU-Mitgliedstaaten. Das klingt nach einer weiteren Compliance-Regel, die irgendwann greift. Doch die GPSR ist anders: Sie verpflichtet jeden Online-Shop, Importeur und Fulfillment-Dienstleister gleich mit auf die Bühne. Wer Produkte in der EU verkauft — egal ob als Hersteller, Importeur oder Marketplace-Verkäufer — hat konkrete Pflichtangaben zu machen. Und wer sie vergisst oder falsch formuliert, riskiert Bußgelder bis zu 100.000 Euro.
Der Druck ist nicht klein: Im ersten Quartal 2024 bereits waren über 2.200 potenziell gefährliche Produkte über das EU-Schnellwarnsystem Safety Gate gemeldet worden — davon wurden 31 Prozent auf Online-Handelsplattformen angeboten. Das zeigt die Realität: Der E-Commerce ist ein Haupt-Kanal, über den unsichere Produkte in Europas Haushalte kommen. Die GPSR soll dieses Risiko senken — indem sie jeden Akteur der Lieferkette zur Verantwortung zieht.
Wer hat welche Verantwortung? — Die Wirtschaftsakteure der GPSR
Die GPSR definiert vier zentrale Rollen: Hersteller, Importeure, Händler und Fulfillment-Dienstleister.
Als Importeur — wer Produkte aus Drittländern in die EU bringt — triffst du eine erweiterte Verantwortung. Du musst die Produkte bewerten, technische Dokumentation anlegen, Konformitätserklärungen unterschreiben, eine verantwortliche Person in der EU benennen und — dies ist neu — Hersteller-Kontaktdaten und Informationen zum Produkt transparent machen.
Als Online-Händler — ob auf eigener Website oder via Marketplace wie Amazon, eBay, Etsy — schuldest du ebenfalls klare Informationen: Macher-Kontaktdaten, die Möglichkeit zur Mängelrüge, EU-verantwortliche Person wenn du Drittland-Ware verkaufst, und Warnhinweise in der Sprache deiner Käufer.
Fulfillment-Dienstleister sind neu in diesem Spiel: Sie haften mit, wenn sie wissen oder hätten wissen sollen, dass ein Produkt nicht sicher ist. Sie müssen Rückrufe aktiv mitgestalten. Das ändert ihre Rolle — von der stummen Lagerverwaltung zur Produktsicherheits-Mitverantwortung.
Die EU-Produktsicherheitsverordnung (GPSR) gilt seit dem 13. Dezember 2024 unmittelbar in der gesamten EU und verpflichtet nach Art. 19 der Verordnung (EU) 2023/988 jeden Online-Händler, Hersteller-Kontaktdaten, die EU-verantwortliche Person bei Drittlandware sowie Warnhinweise in der Sprache der Verbraucher sichtbar im Angebot anzugeben.
Was Windweiss hier abbildet, ist nicht eine optionale Best-Practice, sondern das Mindestgebot. Die Nicht-Einhaltung ist kein ‚Moment-der-Unachtsamkeit' — es ist ein Verstoß mit Rechtsfolgen.
Informationspflichten im Online-Handel — was konkret im Angebot stehen muss
Hier wird es praktisch. Du verkaufst ein Produkt auf deinem Online-Shop oder auf Amazon. Deine Pflicht als Importeur oder Händler der GPSR ist es, folgende Angaben — sichtbar, in Kundensprache — bereitzustellen:
- Name, Adresse und Kontaktdaten des Herstellers oder Importeurs
- Identifizierungsnummer des Produkts (z.B. Modellnummer, Charge)
- Wesentliche Sicherheitsmerkmale und Warnhinweise
- Konformitätserklärung oder CE-Zeichen (falls zutreffend)
- Rückruf- und Melde-Verfahren für Sicherheitsprobleme
Dazu kommt: Konformitätserklärungen und technische Dokumentation müssen auf Anfrage zur Verfügung gestellt werden — nicht erst nach Tagen oder Wochen, sondern zeitnah. Die GPSR Verordnung Online Shop stellt hier hohe Standards.
Fehlende oder falsche Angaben sind ein Rechtsverstoß mit direkten Konsequenzen. Mögliche Folgen sind: Abmahnungen durch Wettbewerber, inklusive Kosten und Unterlassungserklärung; Bußgelder durch Behörden in Höhe von 10.000 € bis 100.000 € (in schwerwiegenden Fällen); Verkaufsverbote oder Listing-Sperren auf Plattformen wie Amazon oder Etsy.
Die Eskalationskette ist also dreigliedrig: Erst kommt die Abmahnung von Konkurrenten oder Verbänden, dann Behörden-Bußgelder, dann de-facto-Verkaufsverbote. Das ist nicht ein Papierdrachen, den man ignoriert — das ist eine Verantwortungskette, die reale Konsequenzen hat. Für-Gründer.de skizziert hier nicht theoretische Szenarien, sondern reale Fälle, die heute stattfinden.
Die verantwortliche Person in der EU — ein neuer Standard
Wer Produkte von außerhalb der EU importiert, muss nun eine sogenannte verantwortliche Person (Representative) benennen, die in der EU ansässig ist. Diese Person ist Ansprechpartner für Behörden, bekommt Rückruf-Anfragen, koordiniert Meldungen bei Safety Gate und vertritt dich, wenn Compliance-Fragen entstehen.
Eine der folgenreichsten Neuerungen der GPSR ist die Pflicht zur Benennung einer in der EU ansässigen verantwortlichen Person für Produkte aus Drittländern.
Das ist mehr als nur eine Verwaltungs-Aufgabe: Viele Shops vergessen schlicht, jemanden zu bestimmen — und fahren dann ohne rechtliche Rückversicherung. Alternativ benennen sie einen Anwalt, einen Compliance-Berater oder einen lokalen Vertreter, der sich diese Aufgabe teilt. Das ist jedoch nicht kostenlos — und doch ist es eine notwendige Investition in die Rechtssicherheit, denn im Vergleich zu den Risiken von Bußgeldern oder Listing-Sperren ist sie überschaubar.
Technische Dokumentation und Rückverfolgbarkeit — das Gedächtnis des Produkts
Die GPSR verpflichtet Hersteller und Importeure zur Aufbewahrung technischer Dokumentation für mindestens 10 Jahre. Diese umfasst:
- Konstruktionszeichnungen und Schaltpläne
- Risikoanalysen und Konformitätsbewertungen
- Testergebnisse und Zertifikate
- Herstellungs- und Qualitätskontroll-Unterlagen
- Rückverfolgbarkeits-Nummern und Chargendaten
Hinzu kommt eine Rückverfolgungspflicht: Du musst jederzeit nachvollziehen können, woher ein Produkt kam, wo es heute liegt und an wen es verkauft wurde. Das ist nicht optional für große Konzerne — das gilt für jeden Importeur und jeden Marketplace-Verkäufer. Die Marktüberwachungsbehörden kontrollieren das, und wenn die Dokumentation fehlt oder unvollständig ist, gibt es auch dafür Bußgelder.
Sanktionen und Marktüberwachung — real und nahbar
Die Marktüberwachungsbehörden sind nicht zahnlos. Sie haben Befugnisse:
- Proben-Ziehungen ohne Ankündigung
- Aufforderungen zur Vorlage von Dokumenten innerhalb von Tagen
- Untersagung des Vertriebs nicht-konformer Produkte
- Eintragung in Monitoring-Systeme (auffällige Unternehmen werden intensiver kontrolliert)
Die Bußgeldspanne ist — je nach Schwere — gestaffelt. Geringfügige Formfehler (fehlende E-Mail-Adresse) können mit niedrigeren Verwarnungsgeldern enden. Systematische Verstöße führen zu Bußgeldern von 10.000 bis 100.000 Euro. In besonders schweren Fällen drohen auch Verkaufsverbote, die de facto bedeuten, dass du deine Produkte aus dem Verkehr ziehen musst. Das ist kein Szenario, das nur theoretisch existiert: Die Behörden fahren diese Maßnahmen — und Unternehmen verlieren dadurch ihre Geschäftsgrundlage.
1. IHK — Die neue Produktsicherheitsverordnung EU 2023/988 2. Windweiss — GPSR-Compliance im Online-Handel 3. Für-Gründer.de — GPSR Pflichten für Online-Händler 4. EY — GPSR und die Verantwortungskette 5. BAuA — FAQs zur GPSR und Produktrückrufen 6. EaseCert — GPSR-Checkliste für neue Produkte
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Häufige Fragen
Does the GPSR apply to small online shops?⌄
Yes, the GPSR makes no distinction based on business size. Whether you're a sole trader or a limited company, whether you sell 100 products a month or 10,000 — if you sell products in the EU, the GPSR applies. Exceptions exist only for very specific categories (for example, used parts under certain conditions), but these are narrowly defined. The risk: many small shops don't realise they're affected and therefore forget the mandatory information. This later leads to unexpected warnings or regulatory enquiries. Compliance starts with your first product — not once you reach a certain size.
What is a 'responsible person' and can I take on this role myself?⌄
A responsible person (representative) is an EU-resident contact who takes legal responsibility for third-country products and serves as the point of contact for regulators. You can take on this role yourself if you live in the EU and are willing to accept legal responsibility. Alternatively, you appoint a solicitor, compliance service provider or local representative. These costs typically range from €500 to €2,000 per year, depending on the scope and service model of your partner. Important: without appointing a responsible person, your import is legally prohibited and may result in market bans.
How long must I keep technical documentation?⌄
You must keep technical documentation for at least 10 years — this is a hard minimum standard under the GPSR. This documentation includes design drawings, risk analyses, test reports, certificates and quality control data. In practice, this means you need a digital storage system that is audit-proof (changes are traceable, deletion is not possible). Cloud solutions such as SharePoint with version control or specialist compliance software work well. A paper folder in your office is insufficient and would lead to fines during a regulatory inspection.
What are the consequences of a warning notice for GPSR violations?⌄
A warning notice — typically from competitors or consumer protection organisations — typically costs you €1,500 to €3,000 in solicitor's fees plus court costs. You must sign a cease-and-desist declaration, which also incurs costs. On top of that come compensation claims if customers suffer damage. However, this is not yet the regulatory level: if the warning notice is not taken seriously and regulators get involved, fines of €10,000 to €100,000 follow. The best approach is prevention: work through a checklist, verify information and document it.
What happens if a product is reported via Safety Gate?⌄
If your product is reported as unsafe via Safety Gate (the EU rapid alert system for dangerous products), it is entered into a European database. This leads to intensified market surveillance, possible recalls and regulatory contact. The responsible person is notified and must actively cooperate to organise the recalls. If you do not respond or fail to carry out the recall seriously, sales bans threaten. Additionally, your company is flagged in regulatory systems, and future product notifications are subject to stricter scrutiny.
Is there a grace period or transition period for the GPSR?⌄
No, there is no grace period. The GPSR has applied directly and fully in all EU member states since 13 December 2024. There was a transition period until then, but that has expired. If you are not GPSR-compliant today, you cannot rely on regulatory forbearance — warning notices and fines are issued without warning. However, regulators are ramping up their inspections in stages: more intensive market surveillance typically begins in waves from 2024/2025. This does not mean you can wait, but that you should act now.
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