EU-Bevollmächtigter für UK-Seller: Rolle, Pflichten, Kosten nach GPSR
Der 13. Dezember 2024 hat für UK-Seller mit Blick auf europäische Märkte vieles verändert. Die EU-Produktsicherheitsverordnung (GPSR) verpflichtet sie, einen EU-bevollmächtigten Vertreter — einen sogenannten Responsible Person — zu benennen. Das ist nicht optional: Wer Produkte in die EU exportiert, braucht diese Ansprechperson für die Behörden. Wir zeigen dir, wer das sein darf, was diese Person konkret tun muss, und warum die Kosten — meist 150 bis 500 Euro pro Jahr — deutlich weniger wiegen als das Risiko von Bußgeldern bis zu 100.000 Euro.
Warum UK-Handel und GPSR zusammenhängen
Seitdem Großbritannien die Europäische Union verlassen hat, braucht es für den Handel mit EU-Ländern längere Wege — und mehr bürokratische Kontrollpunkte. Doch nicht weil die Behörden unnötig kompliziert sein wollen, sondern weil Produktsicherheit keine optionale Angelegenheit ist. Mit der Produktsicherheitsverordnung (GPSR) hat die EU ab Dezember 2024 ein Regelwerk geschaffen, das jeden Non-EU-Hersteller — also auch dich als UK-Seller — verpflichtet, vor Ort einen verantwortlichen Ansprechpartner zu haben. Ein Europe Responsible Person, wie es im Englischen klingt — oder auf Deutsch: ein EU-bevollmächtigter Vertreter. Du fragst dich vielleicht: Warum kann ich nicht einfach selbst diese Rolle ausfüllen? Theoretisch kannst du. Praktisch ist die Alternative — einen dedizierten Dienstleister zu engagieren — deutlich weniger aufwändig und risikobehafteter.
Definition und Rolle des EU-Bevollmächtigten unter der GPSR
Der EU-bevollmächtigte Vertreter — im Englischen oft Authorised Representative oder Responsible Person genannt — ist nach der GPSR die natürliche oder juristische Person, die du als Nicht-EU-Hersteller mit der Erfüllung deiner Produktsicherheits-Aufgaben betraust. Nicht mit allen Aufgaben — deine primäre Verantwortung bleibt teilweise bei dir. Doch diese Person wird zur Anlaufstelle für Behörden, zur Schnittstelle zwischen deinem Unternehmen und europäischen Regulatoren. Sie muss in der Union ansässig oder tätig sein können — ein rein virtualer Vertreter reicht nicht.
A product covered by this Regulation shall not be placed on the market unless there is an economic operator established in the Union who is responsible for the tasks set out in Article 4(3) of Regulation (EU) 2019/1020 in respect to that product.
Das ist kein lockeres Sollte, sondern ein verbindliches Muss. Wer ein Produkt in die EU bringt, muss behördlich nachweisen können, dass es einen verantwortlichen Responsible Person mit Sitz oder wirksamer Betriebsstätte in der Union gibt. Sonst bleibt das Produkt nicht nur draußen — es riskiert auch Bußgelder. Das Prinzip ist pragmatisch: Die EU-Behörden wollen einen lokalen Ansprechpartner, nicht Zeitversatz und Sprachhürden beim Thema Produktsicherheit.
Pflichten für UK-Händler beim Verkauf in die EU
Damit wir klar sind: du brauchst einen Responsible Person nicht, weil dein Produkt schlecht ist. Du brauchst ihn, weil du kein EU-Unternehmen bist — und die Regulatoren einen lokalen Ansprechpartner wollen. Im UK regeln Behörden wie die Trading Standards deine Compliance. In der EU soll es genauso lokal sein. Für dich als UK-Seller heißt das konkret: Du musst nachweisen, dass du einen qualified Responsible Person benannt hast. Das geschieht über ein Designations-Statement, das sowohl dein Unternehmen als auch die benannte Person unterschreiben. Dieses Dokument musst du parat haben — behördliche Kontrollen werden kommen. Außerdem verlangt die GPSR, dass dieser Verantwortliche in der EU eine Betriebsstätte hat oder dort die notwendigen Funktionen tatsächlich wahrnehmen kann. Rein äußerlich eine Adresse zu haben, reicht nicht — die Person muss erreichbar sein.
Was der EU-Bevollmächtigte konkret tun muss
Die Aufgaben eines Responsible Person sind gesetzlich definiert. Er oder sie muss: (1) Alle technischen Unterlagen aufbewahren und Behörden auf Anfrage bereitstellen — mindestens für zehn Jahre nach dem Inverkehrbringen des Produkts. (2) Die EU-Konformitätserklärung verwalten und bei Bedarf aktualisieren. (3) Post-Market-Überwachung koordinieren — also Meldungen von Unfällen, Verletzungen oder Mängeln sammeln und an die zuständigen Behörden berichten. (4) Marktüberwachungsbehörden unterstützen, falls diese das Produkt testen oder überprüfen möchten. (5) Im Fall eines Rückrufs die Kommunikation mit dem Markt handhaben und dokumentieren. Das ist nicht einfach ein verwaltungstechnischer Job — das ist echte Verantwortung in der Lieferkette.
A Responsible Person plays a critical role in ensuring product safety and compliance, including: • Acting as the main contact for EU regulatory authorities. • Maintaining and managing compliance documentation. • Overseeing post-market surveillance, including incident reporting and recalls. • Addressing consumer safety concerns, complaints, and inquiries.
Das ist kein Alibi-Job. Ein Fehler bei der Dokumentation oder ein übersehener Sicherheitsmangel kann für dein Unternehmen und für die benannte Person gravierende rechtliche Konsequenzen haben — bis hin zu Geldbußen oder im Extremfall zu Schadensersatzforderungen von Verbrauchern.
Bußgelder und Konsequenzen bei Nichteinhaltung
Die GPSR ist seit dem 13. Dezember 2024 in allen EU-Mitgliedstaaten gültig, und damit auch die daran angeknüpften Sanktionen. In Deutschland etwa wurden mit dem neuen Produktsicherheitsgesetz (ProdSG) klare Strafrahmen festgeschrieben. Wer die Verordnung missachtet — etwa indem er gar keinen Responsible Person benennt oder dessen Daten nicht korrekt registriert — kann mit bis zu 100.000 Euro Bußgeld rechnen. Das ist die maximale Strafe für schwerwiegende Ordnungswidrigkeiten. Andere Verstöße, etwa unvollständige oder veraltete Dokumentation, kosten ein Bußgeld von mindestens 10.000 Euro. Zum Vergleich: Die jährlichen Kosten für einen dedizierten Responsible Person Service liegen zwischen 150 und 500 Euro. Die Mathematik ist simpel.
In serious cases, such administrative offence can be punished with a fine of up to EUR 100,000. In other cases, only a fine of up to EUR 10,000 is provided for.
Das ist nicht aus einer Krimi-Serie, sondern aus aktueller Anwaltsberatung von Baker McKenzie zu den deutschen Umsetzungsregeln. Die Behörden kontrollieren bereits — nicht weil sie böse sind, sondern weil Produktsicherheit ein öffentliches Interesse ist. Marktüberwachung ist ein Standard-Verfahren in der EU. Es ist besser, von Anfang an regelkonform zu sein, als später 100.000 Euro zu zahlen.
Kosten und Auswahlkriterien für einen Dienstleister
Ein dedicated Responsible Person Service kostet dich zwischen 150 und 500 Euro pro Jahr — je nachdem, wie viele Produkte du hast und wie komplex deren technische Dokumentation ist. Es gibt spezialisierte Compliance-Dienstleister, die genau das anbieten. Worauf solltest du achten, wenn du dich umschaust? Erstens: Erfahrung mit UK-Sellern und deiner Produktkategorie. Hat der Anbieter bereits für vergleichbare Fälle gearbeitet? Zweitens: Echte Erreichbarkeit. Ein guter Responsible Person ist nicht einfach eine Dateiablage — diese Person muss auch während Behördenkontakten ansprechbar sein. Drittens: Transparenz bei Zusatzkosten. Manche Anbieter rechnen Incident-Reports oder besondere Änderungen an der Dokumentation extra ab. Frag im Angebot konkret nach: Was ist enthalten, und was kostet extra? Ein cheap EU Responsible Person ist nur billig, wenn es nicht nachträglich teuer wird.
Welche Produkte unter die GPSR fallen (und welche nicht)
Nicht jedes Produkt braucht einen Responsible Person nach GPSR. Die Verordnung deckt grundsätzlich alle Konsumprodukte ab, die Endnutzer in die Hände bekommen — von Spielzeug über Möbel bis hin zu Elektronik. Ausnahmen sind Waren, die unter spezialisierte Regelwerke fallen: Fahrzeuge (haben ihr eigenes Regelwerk), Lebensmittel (Lebens mittelrecht), Arzneimittel (Pharmarecht) oder sehr spezialisierte Maschinen im industriellen Kontext. Wenn du unsicher bist, ob dein Produkt darunter fällt: Die IHK München hat eine hilfreiche FAQ zusammengestellt; auch die britische Regierung (GOV.UK) bietet konkrete Guidance für UK-Exporte in die EU. Denk daran: Sobald du die EU-Grenze überquerst, gilt GPSR — auch wenn dein Produkt im UK unter anderen Regeln läuft.
1. EUR-Lex — Verordnung (EU) 2023/988 (GPSR) 2. IHK München — FAQ zur neuen Produktsicherheitsverordnung 3. Baker McKenzie — Germany Aligns Product Safety Law with EU 4. GOV.UK — EU Regulation 2023/988 on General Product Safety: detailed guidance 5. Euverify — EU Responsible Person Under GPSR: Role, Requirements & Service Costs 6. BAuA — Produktsicherheitsgesetz
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Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Hersteller und Responsible Person?⌄
Der Hersteller — das ist dein UK-Unternehmen — bleibt die ursprüngliche Verantwortliche Person für Produktsicherheit. Der Responsible Person ist ein zusätzlicher Operator in der Lieferkette, den du eng einbinden musst. Er oder sie übernimmt spezifische Aufgaben wie Dokumentation, Behördenkommunikation und Post-Market-Überwachung, doch die Letztverantwortung bleibt teilweise bei dir. Wichtig: Im Schadensfall können sowohl du als auch dein benannter Vertreter haftbar gemacht werden. Deshalb ist Sorgfalt bei der Auswahl entscheidend. Ein guter Responsible Person ist kein Alibi, sondern ein echtes Sicherheitsnetz für dein Geschäft in der EU.
Kann ein UK-Unternehmen seinen eigenen Responsible Person stellen?⌄
Technisch ja, praktisch selten sinnvoll. Ein Responsible Person muss in der EU eine Betriebsstätte haben oder dort tätig sein können. Wenn du als UK-Seller kein Büro in der EU hast, müsstest du einen deiner Mitarbeiter dorthin entsenden oder neu einstellen — das wird schnell teurer als ein Dienstleister. Hinzu kommt: Die regulatorischen Anforderungen an die Person erfordern spezialisiertes Wissen, das externe Dienstleister routiniert haben. Die meisten erfolgreichen UK-Seller entscheiden sich daher für einen dedizierten Service statt für interne Lösung.
Wieviel kostet ein EU Responsible Person Service pro Jahr, und sind versteckte Kosten üblich?⌄
Die Standardkosten liegen zwischen 150 und 500 Euro pro Jahr, je nach Komplexität deiner Produktpalette und wie häufig technische Unterlagen überarbeitet werden müssen. Einige Anbieter rechnen Sonderfälle wie Incident-Reporting, komplexe Rückrufe oder außerordentliche Dokumentation extra ab. Das ist legal, aber ärgerlich, wenn du nicht vorher Bescheid weißt. Frag beim Angebot konkret nach: Sind Incident-Reports inklusive? Kosten Behördenanfragen extra? Wie viele Überarbeitungen der Konformitätserklärung pro Jahr sind im Preis enthalten? So vermeidest du unangenehme Überraschungen am Jahresende.
Muss ich meinen Responsible Person in jedem EU-Land einzeln registrieren?⌄
Nein. Es reicht, dass dein Responsible Person in einem EU-Land ansässig oder tätig ist. Von dort aus kann er oder sie die regulatorische Schnittstelle für alle EU-Märkte sein — zumindest auf GPSR-Ebene. Allerdings: Manche Mitgliedstaaten haben zusätzliche lokale Anforderungen, etwa Registrierungen bei nationalen Überwachungsbehörden. Das solltest du mit deinem Dienstleister klären. Die gute Nachricht: Spezialisierte Service-Anbieter handhaben diese Compliance-Details routinemäßig mit und wissen, welche zusätzlichen Schritte in welchen Ländern nötig sind.
Was passiert, wenn mein Responsible Person ausfällt oder die Zusammenarbeit endet?⌄
Das ist eine berechtigte Sorge. Die Antwort: Du brauchst schnell einen Ersatz. Es darf keine Lücke geben, in der kein verantwortlicher Ansprechpartner für Behörden erreichbar ist. Die meisten Service-Verträge haben eine Kündigungsfrist von drei oder sechs Monaten — einige auch monatliche Kündigungsmöglichkeit. Wenn die Zusammenarbeit endet, solltest du einen neuen Responsible Person schon benannt haben, bevor die alte Beziehung ausklingt. Manche Anbieter helfen auch beim Wechsel und übergeben Dokumentationen strukturiert. Empfehlung: Kläre diese Details vor Vertragsunterzeichnung, nicht, wenn es eng wird.
Brauche ich für jedes Produkt einen eigenen Responsible Person, oder reicht einer für alle?⌄
Ein Responsible Person kann mehrere Produkte abdecken — das ist sogar der Standard. Ein Dienstleister kann deine ganze Produktpalette betreuen, nicht nur einzelne Kategorien. Manche Anbieter differenzieren ihre Preise danach, wie groß die Palette ist oder wie oft die technischen Unterlagen überarbeitet werden müssen. Ein Responsible Person für zehn einfache Produkte (z.B. verschiedene Silikonküchenbesteck-Arten) könnte 150 Euro pro Jahr kosten; einer für 200 komplexe Produkte mit häufigen Updates eher 500 Euro. Das ist marktüblich und sollte transparent in deinem Angebot festgehalten sein.